Innovative Technologien nutzen, damit wir uns schnell, einfach und ungeachtet von zeitlichen, örtlichen oder organisationalen Grenzen austauschen und zusammenarbeiten können: Das will das Programm «Work smart together», welches aktuell vier BFH-Projekte unter sich vereint. Der Grundstein zur Erreichung dieses Ziels ist gelegt: Am Departement Wirtschaft werden seit drei Monaten via Microsoft Teams Dokumente bearbeitet, Nachrichten geteilt und Telefonate geführt.
Carole Schwarzenbach sitzt neu mit einem Headset an ihrem Arbeitsplatz
Carole Schwarzenbach sitzt neu mit einem Headset an ihrem Arbeitsplatz. Bild: Julia Zosso

Carole Schwarzenbach, Leiterin Administration am Departement Wirtschaft, sitzt mit einem Headset an ihrem Arbeitsplatz. Unten rechts auf ihrem Bildschirm erscheinen immer wieder Benachrichtigungen aus Microsoft Teams, die auf geteilte Inhalte hinweisen oder auf ein eingehendes Telefonat aufmerksam machen.

Zeit sparen und smart arbeiten

Vieles, das früher via E-Mail kommuniziert wurde, erfolge jetzt über die verschiedenen Kanäle von MS Teams, erklärt Carole Schwarzenbach. Protokolle würden beispielsweise nicht mehr per E-Mail verschickt, sondern in der Ablage von MS Teams gemeinsam und zeitgleich bearbeitet und in einer Nachricht im entsprechenden Kanal verlinkt.

Technischer Unterbau von MS Teams bildet SharePoint Online, also eine Cloud-Ablage, die viele weitere Möglichkeiten bietet. So lassen sich beispielsweise einzelne Personen oder Gruppen von intern und extern für Verzeichnisse berechtigen. Berechtigte Personen können, egal wo sie sich gerade befinden, schnell und einfach an den Dateien arbeiten.

Sie selbst nutze auch die Chat-Funktion sehr oft, sagt Carole Schwarzenbach. Etwa, wenn sie rasch eine Information von ihrem Team benötige. «In so einem Fall schreibe ich eine Nachricht im Teams-Chat», erzählt sie. Weil diese Nachricht direkt bei allen Teamkolleginnen am Computer oder via Teams-App auf dem Smartphone aufpoppe, erhalte sie jeweils innert Kürze eine Rückmeldung.

Ein Tool allein mache jedoch noch keine gute Zusammenarbeit aus, erklärt Martin Christen, Abteilungsleiter IT-Services. Er betont: «Es braucht eine Vision, in welcher Form wir künftig miteinander arbeiten und kommunizieren wollen, wo wir welche Art von Informationen finden, wie und wo wir Wissen und Know-how abholen und mit anderen teilen können.»

Die Vision einer idealen Zusammenarbeit

Martin Christen, Leiter IT-Services
«Gerade als Fachhochschule, die junge Leute begleitet und sie befähigen will, in der heutigen digitalen Welt zu bestehen, müssen wir im Umgang mit innovativen Technologien zuvorderst mitspielen», sagt Martin Christen, Leiter IT-Services. Bild: Julia Zosso

In einem Workshop zum Thema «Work smart together» haben Mitarbeitende und Dozierende aller Departemente gemeinsam eine solche Vision erarbeitet. Sie skizzierten künftige Formen der Zusammenarbeit in verschiedenen Situationen und Kontexten, definierten Anforderungen und Idealzustände und äusserten Befürchtungen. Aus den gewonnenen Erkenntnissen formulierte das Programmteam anschliessend eine Vision (siehe Kasten).

«Alle BFH-Projekte, die sich mit unserer Zusammenarbeit beschäftigen, werden ins Programm «Work smart together» aufgenommen und verfolgen diese Vision», erläutert Martin Christen. Schritt für Schritt wolle man dieses Ziel nun erreichen.

Aktuell vereint das Programm vier BFH-Projekte unter sich: die beiden laufenden Projekte «UCC – Unified Communication and Collaboration» und «SharePoint Online» sowie die geplanten Projekte «Neues Intranet» und «Dokumentenmanagement + Archivierung». Künftige Projekte, die sich mit der Art und Weise unserer Zusammenarbeit befassen, werden später ebenfalls ins Programm integriert.

Mehr Freiheit durch neue Technologien

Am Anfang müsse man sich schon ein bisschen zurechtfinden, sich mit der Plattform auseinandersetzen und die verschiedenen Funktionen in Ruhe testen, resümiert Carole Schwarzenbach ihre Erfahrungen mit MS Teams. Die Schulungen seien hilfreich. Aber am meisten gelernt habe sie, indem sie einfach damit gearbeitet habe. Mittlerweile findet sie an der Arbeit mit MS Teams zahlreiche Vorteile: «Dass ich beim Telefonieren beide Hände frei habe, ist einer davon». Generell habe man mit MS Teams mehr Freiheiten. So sei beispielsweise das Arbeiten an einem anderen Standort oder von unterwegs einfacher geworden. «Früher hinterliess ich für Notfälle meine private Telefonnummer im Outlook», erklärt Carole Schwarzenbach. Jetzt nehme sie einfach das Headset mit und sei ganz normal erreichbar.

«Manchmal brauchen wir im Umgang mit neuen Tools ein bisschen Geduld», sagt Martin Christen und ermuntert dazu, offen für Neues zu sein: «Gerade als Fachhochschule, die junge Leute begleitet und sie befähigen will, in der heutigen digitalen Welt zu bestehen, müssen wir im Umgang mit innovativen Technologien zuvorderst mitspielen.»

Work smart together

Unter dem Programm «Work smart together» werden verschiedene BFH-Projekte zusammengefasst, die sich mit der Art und Weise beschäftigen, wie wir künftig zusammenarbeiten. Die Vision: «Wir nutzen zielgerichtet innovative Technologien, um uns schnell, einfach und unabhängig von Ort, Zeit und strukturellen Grenzen auszutauschen und zu vernetzen. Wir können jederzeit auf Informationen, Wissen und Kompetenzen zugreifen. Dadurch schaffen wir gemeinsam einen Mehrwert für die BFH, unsere Studierenden und die Gesellschaft.»

Im Projekt «SharePoint Online» werden die bisherigen Arbeitsräume in die Cloud migriert. Mit dem Projekt «UCC – Unified Communication and Collaboration» wird die Telefonie vollständig in MS Teams integriert. Die Pilotphase am Departement Wirtschaft ist bereits angelaufen. Bis Ende Jahr folgen die anderen Departemente.

Weitere Informationen zum Programm und den einzelnen Projekten: intranet.bfh.ch/WSTG

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